Pemusnahan Arsip Kota Padang: Mengurai Penumpukan Berkas Lama dan Menata Masa Depan Kearsipan
Disperpusip Musnahkan Arsip Lama
D'On, Padang - Pemerintah Kota Padang kembali menggalakkan upaya penyusutan dan pemusnahan arsip lama yang tak lagi memiliki nilai guna. Langkah ini merupakan bagian dari upaya besar untuk meningkatkan efisiensi ruang penyimpanan, mengurangi penumpukan berkas yang selama ini menjadi permasalahan klasik di sejumlah kantor pemerintahan, serta menjaga kualitas pengelolaan arsip yang lebih baik di masa depan.
Feri Mulyani Hamid, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Disperpusip) Kota Padang, menjelaskan bahwa program penyusutan arsip ini membawa berbagai manfaat signifikan, terutama bagi Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemko Padang. “Penyusutan arsip sangat membantu dalam mengurangi penumpukan arsip di OPD, yang tentunya membuat ruang kerja lebih efisien dan rapi,” ujar Feri dalam konferensi pers yang diadakan pada Kamis (24/10/2024).
Pemusnahan arsip bukan sekadar langkah praktis untuk menghemat ruang. Menurut Feri, ada dampak yang lebih luas yang dirasakan setelah proses ini berlangsung, terutama dalam mempermudah penemuan kembali arsip-arsip penting. “Dengan pengelolaan arsip yang lebih teratur, kami tidak hanya mengurangi volume berkas, tetapi juga memudahkan aksesibilitas arsip yang masih dibutuhkan. Hal ini sangat membantu dalam proses birokrasi yang lebih cepat dan efisien,” tambahnya.
Pemusnahan arsip juga secara signifikan berkontribusi pada penghematan biaya. Pengelolaan arsip yang baik mampu menekan biaya operasional, termasuk pengeluaran untuk perawatan, penyimpanan, dan pengamanan arsip. Sejalan dengan itu, Feri menekankan pentingnya setiap OPD menjaga dokumen dari hasil penilaian hingga pemusnahan arsip, sebab dokumen-dokumen tersebut dianggap sebagai arsip vital yang memiliki nilai jangka panjang.
“Setiap dokumen yang dihasilkan dari proses penilaian arsip hingga pemusnahan harus tetap disimpan. Arsip ini termasuk dalam kategori arsip permanen yang sangat vital bagi organisasi, bahkan dapat menjadi bagian dari memori kolektif daerah dan warisan budaya bangsa,” tegas Feri.
Seleksi Arsip: Menentukan Arsip Usul Musnah dan Permanen
Program pemusnahan arsip yang dilakukan bukan sekadar membuang berkas lama. Setiap arsip yang diajukan untuk dimusnahkan terlebih dahulu melalui proses seleksi ketat, berdasarkan jadwal retensi arsip yang telah ditetapkan oleh Pemko Padang. Arsip yang dianggap usang, tidak lagi memiliki nilai administrasi, hukum, ataupun sejarah, akan diusulkan untuk pemusnahan.
Namun, arsip yang masih dianggap memiliki nilai guna, baik untuk keperluan hukum, sejarah, atau sebagai bukti administratif, dinyatakan sebagai arsip permanen. Arsip-arsip ini akan diserahkan ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang untuk dikelola dengan baik sebagai bagian dari Lembaga Kearsipan Daerah.
“Arsip permanen ini akan dirawat dan dilestarikan, bukan hanya sebagai memori organisasi, tetapi juga sebagai bagian dari memori kolektif daerah serta warisan budaya bangsa yang harus kita jaga bersama,” ujar Feri dengan penuh keyakinan.
Langkah Nyata di Lapangan
Langkah penyusutan arsip ini terus berlanjut. Pada hari yang sama, salah satu OPD di lingkungan Pemko Padang, yakni Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP), melaksanakan pemusnahan arsip lama di Mal Pelayanan Publik (MPP), Plaza Andalas. Proses ini menjadi simbol komitmen OPD di Kota Padang dalam menjaga tata kelola arsip yang baik dan efisien.
“Kami sangat mengapresiasi langkah Kepala DPMPTSP beserta jajarannya yang telah peduli pada pengelolaan arsip. Kami berharap proses penyusutan arsip semacam ini bisa dilakukan secara berkala dan berkelanjutan oleh setiap OPD,” kata Feri mengakhiri konferensi pers.
Langkah penyusutan arsip di Kota Padang ini tidak hanya menjadi solusi untuk masalah penumpukan berkas, tetapi juga menciptakan peluang baru dalam pengelolaan arsip yang lebih modern dan terstruktur. Dengan semakin banyak OPD yang ikut serta dalam program ini, diharapkan Kota Padang dapat terus meningkatkan kualitas pelayanan publik melalui tata kelola arsip yang lebih efisien dan tertata.
(Mond)
#Arsip #Padang
